A.
|
. Latar
Belakang
|
||
Dalam
suatu organisasi perkantoran pastilah mempunyai seorang pemimpin yang
mengarahkan dan mengawasi kantor. Pemimpin tersebut biasa disebut dengan
kepala kantor atau manajer kantor. Untuk melaksanakan kegiatan kantor untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya seorang kepala kantor
dibantu oleh seorang sekretaris dan beberapa pegawai kantor.
Peran
sekretaris sangatlah penting dalam kegiatan perkantoran. Oleh karena itu,
sekretaris seharusnya dijabat oleh seorang yang memiliki pengetahuan,
kemampuan, dan kepribadian sesuai dengan profesinya. Semua persyaratan yang
harus dimiliki seorang sekretaris, sebenarnya dapat dipelajari, dilatih, dan
dikembangkan sehingga senantiasa siap untuk dipergunakan.
Selain
Kepala Kantor dan sekretaris, kantor juga memiliki beberapa pegawai kantor
yang bertugas untuk mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan
administrasi atu hal-hal lainnya tergantung dengan ruang lingkup kantor
tersebut. Tanpa adanya pegawai kantor, sebuah kantor tidak akan mungkin dapat
beroperasi dengan baik.
Dalam
melakukan tugas-tugasnya di kantor, baik Kepala Kantor, Sekretaris maupun
Pegawai Kantor harus mematuhi etika yang ada. Etika tersebut berisi
norma-norma dan nilai-nilai yang menjadi pegangan pegawai dalam mengatur
tingkah lakunya selama ia bekerja dan bergaul di kantor.
Karena
pentingnya pengetahuan tentang manajer kantor, sekretaris kantor, pegawai
kantor serta etika yang mengatur pegawai dalam sebuah kantor, maka kami akan
membahas tentang masalah tersebut dalam makalah ini
|
|||
B.
|
B. Perumusan Masalah
|
||
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di
atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.
|
|||
1.
|
Apakah yang dimaksud dengan
pengertian Kepala Kantor...?
|
||
2.
|
Apakah syarat seorang Kepala Kantor… ?
|
||
3.
|
Apakah tugas-tugas Kepala Kantor….
?
|
||
BAB II
PEMBAHASAN
|
|||
A.
|
Pengertian Kepala Kantor
|
||
Kantor dipimpin oleh seorang penanggungjawab, yang
untuk mudahnya kita namakan Kepala Kantor atau Office Manager.
Office manager atau kepala kantor adalah setiap orang
yang membantu seorang pemimpin dalam penyelenggaraan tata usaha.
Setiap office
manager tidak berdiri sendiri, tidak berkedudukan independent, melainkan
menjalankan sesuatu untuk membantu seorang Pemimpin Organisasi atau Pemimpin
Unit (Kesatuan) Organisasi yang cukup
besar, yakni khusus dalam hal information
handling walaupun setiap manajer atau kepala sebenarnya juga merupakan
office manager sebagai salah satu fungsi atau perannya, disamping
fungsi-fungsi manajer lainnya.
Seseorang yang memegang pimpinan organisasi atau
kesatuan organisasi tidak akan dapat menjalankan tugasnya dengan efektif
jikalau ia tidak mengetahui secara kontinyu segala apa yang perlu dia ketahui
tentang jalannya kehidupan organisasi yang ia pimpin. Satu-satunya jalan
untuk keperluan itu adalah penyelenggaraan tata usaha dengan sebaik-baiknya.
Namun, pekerjaan tata usaha itu banyak memakan waktu, tenaga, kesabaran serta
ketelitian. Dan jika sudah agak keluar, maka kita perlu dibantu oleh
sekretaris atau jika tidak cukup dibantu oleh office manager beserta
staffnya.
Dan di dalam praktek di Indonesia, setiap orang yang memegang
kedudukan atau jabatan sebagai “Kepala Tata Usaha” atau “Kepala Bagian Umum”,
atau “Kepala Sekretariat” atau sebutan yang serupa dengan sebutan tersebut
asalkan tugas pekerjaannnya sesuai dengan namanya, maka ia disebut sebagai
seorang office manager atau Kepala Kantor.
Kepala Kantor berada pada posisi organisasi menengah
sampai pada organisasi besar. Sebutan yang lazim dujumpai untuk kepala kantor
adalah pengawas keuangan, manajer kantor, head accountant, chief afficer,
head of support department, kepala bagian administrasi, kepala bagian umum,
dan kepala tata usaha.
Pada organisasi kecil, kegiatan administrasi disatukan
dengan kegiatan pada bagian personalia atau bagian akuntansi/bagian keuangan.
Kegiatan perkantoran disatukan dengan bagian personalia karena kegiatan
tersebut hanya mampu dikerjakan oleh sumber daya manusia yang berkualitas
untuk menggerakkan dan mengelola sumber daya organisasi dengan membuat suatu
sistem informasi manajemen yang dibakukan dalam prosedur kerja sehingga dapat
menghasilkan output kantor berupa informasi yang berkualitas. Kegiatan
perkentoran disatukan dengan bagian keuangan karena jenis masalah yang
dihadapi sebagian besar meliputi akunting, pengganggaran, audit dan
pengendalian biaya. Kegiatan administrasi pasti ada dalam setiap organisasi
apapun.
|
|||
B.
|
Syarat-syarat Seseorang untuk
menjadi Kepela Kantor
|
||
Menurut
Prof. George Terry basic qualification
(kecakapan dasar) bagi seorang office
manager adalah sebagai berikut ;
|
|||
1.
Executive ability kemampuan ( pejabat
pimpinan).
2.
Managerial training ( latihan
manajerial ).
3.
Ability to express oneself ( kemampuan
untuk mengungkapkan diri).
4.
An open attitude ( suatu sikap terbuka
)
5.
Curiosity (keingintahuan)
6.
Creativeness (kreativitas)
7.
Sound judgment (pertimbangan sehat)
8.
Sales ability (kemampuan menjual
gagasan)
9.
Patience (kesabaran)
10.
Emotional control (pengendalian emosi)
11.
Co-operativeness (kemampuan kerjasama)
12.
Practical background (latar belakang
praktek ).
|
|||
Seorang
ahli dari Inggris J.C. Denyer menyatakan bahwa seorang office manager harus :
|
|||
1. Memiliki pendidikan dan latihan yang tepat
2. Memiliki ciri-ciri perwatakan yang cocok dengan
tugasnya Memiliki kemampuan melimpahkan pekerjaan maupun
kecakapan dalam organisasi
3. Mampu
melihat semua urusan dalam keseluruhannya.
4. Mampu menghargai segi-segi teknis administrasi yang
terperinci
5. Memiliki
kualitas kepribadian yang penting, diantaranya kegairahan (enthusiasm), ketulusan (sincerity), kebijaksanaan (tact), dan pengendalian diri (self-control)
6. Memiliki
kulitas kepemimpinan (leadhership),
yakni kemampuan membangkitkan gairah,memberikan inspirasi,dan membimbing
semua pegawai bawahan.
|
|||
Menurut
Terry dan Denyer, executive ability merupakan
persyaratan utama bagi setiap office
manager di masa mendatang. Hal ini dinyatakan sebagai berikut : “orang-orang dengan kemampuan pejabat
pimpinan yang lebih besar akan diperlukan untuk memikul tanggung jawab
manajemen perkantoran,dan mereka akan perlu memiliki pendidikan yang lebih
luas, khususnya dalam teknik-teknik manajemen perkantoran”.
|
|||
B.
|
Tugas – tugas Kepala Kantor
|
||
1.
|
Pemahaman
informasi:
|
||
a. Proses memperolah informasi mengenai cara
melaksanakan
tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif
atau kreativitas sendiri,
pelatihan, pengalaman kerja
sebelumnya,dan lain-lain).
b. b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan
informasi
bisnis,
dan kemampuan mengantisipasinya sekarang dan di
masa
datang.
c. c. Jenis tugas-tugas
kepemimpinan yang dilaksanakan secara
intern.
|
|||
2.
|
Informasi mengenai kemampuan
bekerja :
|
||
a. Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan
pemikiran.
b. Kemampuan mengambil keputusan dan mempar tisipasikan
bawahan.
c. Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan
mempartisipasikan
bawahan, serta penjadwalan pelaksanaan.
d. Kemampuan mempertahankan produktivitas dan
mewujudkan
keamanan, keselamatan, dan kepuasan kerja
serta kebersihan
lingkungan kerja.
e. Kemampuan
melakukan pencatatan dan menyusun laporan
kerja.
|
|||
3.
|
Informasi mengenai hubungan
kerja dengan pihak luar :
|
||
a. Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan
produk
atau pelayanan perusahaan.
b. Kemampuan
menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan
berbagai
pihak luar perusahaan.
c. Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan
lainnya.
|
|||
4.
|
Hasil
kerja :
|
||
a. Prestasi kerja sebagai inisiatif,
kretivitas dan prakarsa sendiri
sebagai eksekutif.
b. Hasil kerja yang dicapai melalui
bekerja di dalam tim.
|
|||
5.
|
Hubungan dengan para pekerja :
|
||
a. Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan
pekerjaan.
b.
Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan.
|
|||
6.
|
Konteks pekerja lainnya :
|
||||
a. Loyalitas
b. Disiplin
c. Kemandirian
d. Kepemimpinan dalam tim kerja
|
|||||
Selain itu, kepala kantor mempunyai tugas utama yaitu
mengarahkan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu yang
bersamaan tetap memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya. Jadi, tujuan administrasi atau fungsi
kantor dari kepala kantor yaitu membantu manajer puncak agar mampu mengambil
keputusan jangka panjang dan membentu manajer bawahan agar mampu bekerja
lebih efektif dan efisien. Dalam memproduksi informasi diperlukan human
skills dan conceptual skills seorang kepala kantor. Kepala kantor harus mampu
menjabarkan rencana jangka panjang ke rencana jangka menengah.
Menurut Mills (1984:11), pekerjaan manajer
kantor/kepala kantor adalah :
a. Menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara
efisien dan
ekonomis
b. Menjamin ketersediaan sumber daya yang memadai untuk
memenuhi
kebutuhan
kantor perusahaan.
c. Menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan
bahwa prosedur
ditetapkan
untuk mengendalikan keluaran (output) dan pengeluaran
berdasarkan anggaran.
d. Menegakkan sistem dan prosedur kantor guna menjamin
penyediaan
informasi secara efisien sebagai dasar
pengambilan keputusan
manajemen.
e. Mengatur perekrutan, seleksi dan prosedur pelatihan
bagi personel
untuk
memenuhi kebutuhan sekarang dan kebutuhan masa yang
akan datang.
f. Menjamin
suatu sistem komunikasi yang efektif guna memenuhi
kebutuhan
pribadi dan operasional.
g. Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan
informal
untuk kepentingan konsultasi staf yang
efektif dan menjamin
keselamatankesehatan,
dan kesehatan pegawai kantor.
h. Mempertahankan sirkulasi kantor secara efisien dngan
definisi yang
jelas dari tanggungjawab dan tugas bawahan
serta mempertahankan
koordinasi serta kerjasama antarstaf.
|
|||||
BAB V
PENUTUP
Kesimpulan
>
Executive ability
kemampuan (pejabat pimpinan)
>
Practical
background (latar belakang praktek)
>
Managerial training
(latihan manajerial)
> Ability to express oneself (kemampuan
mengungkapkan diri)
> An open attitude (suatu sikap terbuka)
> Curiosity
(keingintahuan)
>
Creativeness
(kreativitas)
>
Sound judgment
(pertimbangan sehat)
>
Sales ability (kemampuan
menjual gagasan)
> Patience
(kesabaran)
> Emotional
control (pengendalian emosi)
> Co-operativeness (kemampuan kerjasama).
a) > Pemahaman informasi
b) > Informasi
mengenai kemampuan bekerja
b) > Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar
c)
> Hasil kerja
d) > Hubungan dengan para pekerja
e) > Konteks pekerja lainnya
|
|||||
Sekian dan terimakasih
|
|||||
Tidak ada komentar:
Posting Komentar